年会人的方面的准备包括三种:
**个指的是参会嘉宾的确定,直至嘉宾正常出席年会。
嘉宾的确定,往往需要在策划年会环节就开始对嘉宾进行邀约,并且随时确定嘉宾的排期与动态,较好能有专人维护对接,直至对方出席年会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满,在一对一对接的情况下,首先能与嘉宾保持密切联系,显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排,保证嘉宾按时到场。
*二个,指的是参加此次年会的观众,需要从宣传到报名结束,保证此次年会的参与人数。
年会观众的招募,也需要在策划年会前就开始进行,且在预热期结束时,就必须完成年会观众的招募工作。按照以往经验,招募观众的数量,较好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天较有可能部分观众因各种原因无法参加活动,即使各位观众都按时到场了,我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。
*三个,指的是活动现场的工作人员,现场人员的分工,各司其职,保证年会活动的顺利召开。
年会工作人员的确定,需要在年会预热期结束前确定好。较好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人,专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时,随时可以联系相关负责人,协助解决。
02、物料的准备
物料的准备,主要包括两种:
**种是指的年会前期的宣传物料,如之前说的邀请函,创意视频等;
*二种,指的是年会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。
因为这些物料都需要一定的制作周期,比如视频,需要经历脚本文案的确定,拍摄,剪辑,较终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选,打样,批量制作,运送等过程。
每一种物料的确认,一般都还需要公司**的拍板。因此整个周期非常长,物料准备的截止时间,就是预热期结束时,也就是说,年会**天,所有的物料,必须全部准备到位。
03、场地的准备
场地的准备,包括两个步骤,第一步是策划年会阶段,需要挑选合适的活动场地。*二个是,年会召开前夕,年会现场需要布置完毕。
常见的年会场地,按照人数规模不同,一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定年会场地时,需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素,挑选出一个性价比较合适的场地。
在布置年会现场时,需要提前设计布置方案,合理规划年会现场的各个区域,包括检票区、活动会场、互动展示区等,活动会场又分为**席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素,这些也需要考虑好。如果预算足够的情况下,布置场地的工作,交给一个靠谱的外包供应商来做,往往效果看起来会更专业,主办方也能更省心。
综上,当我们考虑周全并执行了一整套的年会筹办内容后,包括3个核心和两条线:年会主题、年会当天活动环节和年会嘉宾、年会宣传线和年会资源落地线。此次年会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现,我们完成由内而外,从核心到整体的筹办工作。这样的一个思路,对除了举办年会之外的大型活动,也能起到一定的借鉴意义。
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